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2011年4月18日 星期一

海運資訊軟體導入經驗談 Part.2

文:Peter C.

海運資訊軟體中包含了許多海運工作細項,透過管理系統可以更加深入了解該行業。
採購系統(Procurement)透過採購系統能夠查詢每隻船舶添購零件的交易記錄。從採購、報價、實際購買、到發票的每項記錄全都包含。不僅如此,系統還能特別設定採購單需要主管批准的審核動作。使用者的權限也可以依照職位的不同加以設定。
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證書及航海日誌系統(Operation)這支程式可以記錄船上所有證書、可以查詢證書有效日期,證書的種類又可以分為保險,國旗等等。使用者可以對證書進行刪除、編輯動作。
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航海日誌模組記錄船舶所在位置、經緯度、動向和行程,紀錄船何時到達特定港口,何時離港,經過了哪些港口。
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維護計劃系統(Maintenance)此程式記錄船舶所有大大小小的零件。管理公司人員先把船舶的維護計劃建檔並指示何時執行維修工作,船長接收到檔案後,依照系統的指示一一把維護計劃完成。不但如此也能記錄零件庫存量,以及記錄儀器每日所跑的數值。
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文件管理系統(Document Manager)管理公司先建立文件架構後,再上傳工作時所須文件,並與船員們一起共享此文件資料車,除了新增、附加任何圖檔、也可以更新該文件的版本。
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安全報告系統(SAFIR)記錄航海時發生的意外報告。此系統記錄意外的情況後,管理公司再加以指示該如何處理善後。每份報告可以分享到其它船舶做為教材來避免未來發生相同事件。
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船員資料系統(CrewNet):管理公司使用者建入船員基本資料、薪支結構,再傳送這些資料給船長進行管理帳目工作。
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薪支資料系統(PAYNET)當船長接送到管理公司的資料後,每月的支出結算可以藉由這軟體計算後,再傳回管理公司端核對金額。
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財務系統(Accounting):
此程式包括會計科目總表、處理資產與費用的變化、查帳功能、統計數據。
管理者系統(Administration) 建立管理公司資料、船舶資料、使用者帳號密碼、使用者權限、會計代碼、供應商名單、銀行名單等等。
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負責發收資料的程式(Replicator):
此程式可以記錄發送檔案數以及接收檔案數。與不同端的使用者確認發收數量可以確保資料是否同步化。
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