海運資訊軟體導入經驗談 Part.1

文：Peter C.
海運一直是傳統的行業，一套強大的管理系統來做整合是必備的。好的海運管理系統可以含蓋不同部門的例常工作內容並能整合所有的資料，讓每日的工作更有效率的完成。
船東公司有此需求時，公司的高級主管評估市面上最符合船東公司的資訊軟體，經過市面上多家廠商產品的比較與評估，選擇最適用的海運管理軟體。
廠商提供專案企劃書
海運管理系統的廠商提出系統導入專案企劃書，並多次與船東開會以及展示管理系統佈署圖、管理系統功能，取得共識後，分別為不同模組訂下政策、提供系統操作說明手冊以及採購軟硬體設備。
系統政策擬定:針對不同的模組，定下該模組的方針，操作說明手冊擬定，確認工作流程，提供客製化又清楚的說明書，管理系統架構，以圖示呈現船東、管理公司以及船舶的主從關系。

工作項目的分配
船東公司分別為不同模組指派系統管理者(負責人)，以及擬定IT定期維護系統及備份資料項目。購買硬體設備後，系統工程師在船東公司總部、管理公司、船舶架設資料庫伺服器及安裝管理系統。
三方架設完成後，資料將每天自動同步兩次。船舶以及管理公司的資料都會傳回船東公司的總資料庫裡，可以隨時掌握每一家管理公司、每一隻船舶的現有資料。
海運管理系統有哪些模組？
海運管理系統的模組有採購系統，證書及日誌記錄系統，維護計劃系統、文件管理系統、安全報告系統、船員資料系統、薪支資料系統、財務系統、管理者系統、負責發收資料的程式(Replicator)
廠商必須對於船東公司平時的作業流程非常了解並協助建立基本管理公司、船舶資料、船員基本薪支資料、會計部規定的代碼、辨公室端以及船員使用者帳號及密碼。系統說明手冊與船東平時的作業內容必須相對應，使用者才能對系統愈快上手。
最後的階段是管理系統廠商安排辨公室端教育訓練，並在辨公室人員對管理系統有初步的認識後，再指派系統工程師前往船舶進行管理系統安裝以及對船員進行教育訓練。初步的海運管理系統已算是第一階段上線。
個人心得：讓專案能成功的第一步是廠商要寫出好的企劃書，並密集的開會和討論。企劃書有詳細的內容，一目了染的架構，可以讓客戶了解廠商的產品以及提高使用系統的信心。